Cómo dar seguimiento a una cotización por WhatsApp con ChatGPT

Para dar seguimiento a una cotización por WhatsApp, recuerda qué te pidió el cliente y termina con una pregunta fácil de responder. Pídele a ChatGPT dos borradores cortos, revisa los datos y envía el que encaje con la conversación.

Por ejemplo: “Hola, te escribo sobre la cotización que me pediste. ¿Pudiste revisarla?” Ese mensaje abre la conversación sin asumir que el cliente ya decidió contratar.

En Particular Labs enseñamos a usar la AI en tareas del negocio. Aquí vamos a practicar con una oficina de seguros y luego adaptar el mensaje a un med spa y a servicios profesionales.

Qué necesitas antes de escribir

Busca la cotización original y revisa qué pasó después de enviarla. Necesitas saber:

• Qué pidió el cliente y qué cotización le enviaste.

• Cuántos días han pasado y si acordaron una fecha para hablar otra vez.

• Si el cliente hizo alguna pregunta o pidió tiempo para decidir.

• Qué quieres aclarar con el siguiente mensaje.

Usa “Cliente A” en ChatGPT. Añade el nombre real después, al preparar el mensaje en WhatsApp. No copies direcciones, teléfonos, contraseñas, tarjetas ni datos privados del cliente.

Ejemplo: una oficina de seguros envió hace tres días una cotización que el cliente había solicitado. El cliente no respondió y no acordaron una fecha para retomar la conversación. La persona encargada confirma esos hechos y solo quiere saber si pudo revisarla. No se incluyen precios, datos personales ni detalles de cobertura. ChatGPT ayuda a redactar el seguimiento administrativo.

El prompt que puedes copiar

Un prompt es lo que le pides a ChatGPT. Este adapta el número 2 de nuestra guía de 10 prompts. Cambia lo que está entre corchetes, incluido cómo le hablas a ese cliente:

Actúa como mi asistente de redacción para un negocio de [tipo de negocio]. Le mandé una cotización a Cliente A hace [número] días y no ha contestado.

Datos confirmados por mí: [qué solicitó el cliente, qué cotización le envié, preguntas pendientes y fecha de seguimiento si la acordamos]. Incluye solo lo necesario para este mensaje, sin datos privados del cliente.

Escribe dos mensajes de WhatsApp: uno para hoy, amable y cercano, y otro para la próxima semana, más directo pero sin presionar. Con este cliente uso [tú / usted]. Mantén ese trato en los dos mensajes y escribe como yo le hablaría. Si no te digo cuál uso, pregúntame. Cada mensaje debe tener un máximo de tres frases y terminar con una pregunta fácil de contestar.

Usa solo los datos que te di. No añadas descuentos, urgencia, disponibilidad ni promesas. Limítate al seguimiento de la solicitud; no recomiendes coberturas, tratamientos ni decisiones profesionales. Si falta un dato necesario, pregúntame antes de incluirlo. Dame los dos borradores por separado; yo decidiré cuándo enviarlos.

Abre un chat, pega el prompt y completa los datos. Si la respuesta queda larga, pide: “Acorta cada mensaje a dos frases, manteniendo los mismos datos”. La documentación oficial de OpenAI sobre prompts recomienda dar contexto, indicar el resultado que necesitas y revisar la respuesta.

Cómo queda el mensaje

Para este ejemplo elegimos tú. Estos son dos mensajes posibles; ChatGPT puede escribirlos de otra forma. Si con ese cliente usas usted, cámbialo en el prompt.

Primer mensaje, tono cercano:

Hola, te escribo sobre la cotización que me pediste y te envié hace tres días. ¿Pudiste revisarla?

Segundo mensaje, tono más directo:

Hola, ¿seguimos con la cotización que me pediste o prefieres retomarla más adelante?

El primer mensaje pregunta si pudo revisar lo enviado. El segundo facilita que diga si desea continuar. Ninguno interpreta la cotización, recomienda una cobertura ni promete que la solicitud será aprobada.

Cómo adaptarlo a otro negocio

Para adaptar el ejemplo, cambia los datos y la pregunta según la conversación que ya tienes con el cliente.

Med spa: si ya enviaste la cotización que te pidieron, puedes escribir: “Hola, te escribo sobre la cotización que me pediste. ¿Tienes alguna pregunta para agendar?” Mantén el mensaje en lo administrativo, sin detalles clínicos ni recomendaciones de tratamiento.

Servicios profesionales: para una propuesta de un servicio, puedes escribir: “Hola, te escribo sobre la propuesta que me pediste. ¿Quieres que aclaremos qué incluye?” Usa lo que incluye tu propuesta de verdad.

Puedes encontrar el prompt de seguimiento y otros ejemplos en la guía gratis de 10 prompts.

Qué debes revisar antes de enviar

Compara el borrador con la cotización y con la conversación real:

1. Confirma la solicitud, la cotización enviada y cualquier precio o fecha que aparezca.

2. Quita descuentos, horarios o compromisos que tú no autorizaste.

3. Lee el mensaje en voz alta. Cambia las palabras si no suenan como tú.

4. Revisa si el cliente ya respondió o pidió que lo contacten en otra fecha.

Después copia el texto en WhatsApp, comprueba que abriste la conversación correcta y envíalo. Este ejercicio no conecta ChatGPT con WhatsApp ni programa mensajes. Guarda el segundo borrador como referencia y vuelve a revisar la conversación antes de usarlo.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo doy seguimiento a una cotización?

Si acordaron una fecha, respétala. Si no, elige un momento razonable según el servicio y la conversación. Los tres días del ejemplo sirven para practicar; no son una regla para todos los negocios. ChatGPT puede redactar el mensaje, pero tú decides cuándo contactar.

¿Qué hago si el cliente no responde?

Revisa si tiene sentido enviar el segundo mensaje la semana siguiente. Puedes preguntar si sigue interesado o prefiere retomarlo después. Si vuelve a quedarse sin respuesta, pausa el seguimiento en vez de repetir mensajes. Si el cliente pide no recibir más, respeta su decisión.

¿Puedo usar la versión gratis de ChatGPT?

Puedes empezar con un borrador de texto en la versión gratis. No necesitas subir archivos ni conectar WhatsApp para este ejercicio. El acceso y los límites de uso pueden cambiar; comprueba lo que muestra tu cuenta. Consulta los planes y límites publicados por OpenAI.

Tu siguiente paso

Elige una cotización pendiente, completa el prompt con los datos que confirmaste y revisa el primer mensaje. Descarga los 10 prompts gratis para adaptar este mensaje a tu negocio.